Dienstleistungsstandards der Verwaltungsdirektion

Begleitend zu den Dienstleistungsstandards der Verwaltungsdirektion stellen die IT-Services diese Seite zur Verfügung, welches eine direkte Hilfestellung zu den vorzunehmenden Einstellungen bietet.

Umsetzung Dienstleistungsstandards der Verwaltungsdirektion

Hier finden Sie die unterschiedlichen Anleitungen wie Sie Ihre Signatur, Abwesenheitsnotiz oder Kalenderfreigabe / Stellvertretung einrichten.

Für die Einrichtung einer E-Mail Signatur ist die Schriftgrösse 10 in der Schriftart Calibri zu wählen. Der Vor- und Nachname wird hierbei als «Fett» hervorgehoben.

Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet eine E-Mailsignatur als Standardsignatur anzulegen, die sowohl für die interne und die externe Kommunikation immer zu verwenden ist. Wird hierzu in Outlook eine neue Nachricht erstellt, kann über das Symbol Signatur in der oberen Menüleiste die Signatur angelegt und bearbeitet werden, um den hier definierten Standard zu übernehmen.

Muster Signatur

Vorname Nachname | Funktion
Universität Basel | Verwaltungsdirektion | Ressort
Strasse Nr. | Postfach XXX | XXXX Basel | Switzerland
Tel +41 61 207 XX XX | Mobil: +41 XXXXXXX
E-Mail: vorname.nachname@unibas.ch | https://www.unibas.ch

 

This e-mail and any attachments to it may contain confidential information, which is for the sole attention and use of the intended recipient. If you are not the correct addressee or have received this email in error, please notify us immediately and delete this email. Copying and forwarding this message without consent of the sender is not permitted.  

Haftungsausschluss

This e-mail and any attachments to it may contain confidential information, which is for the sole attention and use of the intended recipient. If you are not the correct addressee or have received this email in error, please notify us immediately and delete this email. Copying and forwarding this message without consent of the sender is not permitted.

Öffnen Sie Microsoft Outlook.


its

Klicken Sie auf «Datei».


its

Klicken Sie anschliessend auf «Optionen».


its

Klicken Sie auf den Reiter «E-Mail» und anschliessend auf «Signaturen».


its

Klicken Sie auf «Neu».


its

Geben Sie Ihren Namen ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf «OK».


its

Geben Sie nun Ihre Signatur ein. Befolgen Sie dabei folgende Formatierungsanweisungen:


ITS

Wählen Sie unter «Neue Nachrichten» die soeben erstellte Signatur aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf «OK».


Die Signatur sollte nun automatisch bei neuen E-Mails von dem der Signatur zugewiesenen Konto versendet werden.


its

Übrigens: Die Signatur kann auch für andere Accounts, welchen die Signatur nicht zugewiesen wurde, verwendet werden. Klicken Sie dazu auf «Neue E-Mail».


its

Klicken Sie anschliessend auf «Signatur» und wählen Sie die Signatur aus, die Sie verwenden möchten.


Öffnen Sie Microsoft Outlook Webmail.

mail.unibas.ch


OWA

Klicken Sie oben rechts auf die Einstellungen und wählen dort «Optionen».


OWA

Klicken Sie anschliessend auf «E-Mail-Signatur».


OWA

Nun kann die Signatur angepasst werden.

Hier kann auch eingestellt werden ob die Signatur in jeder neuen (1.) oder auch bei weitergeleiteten / beantworteten (2.) Nachricht hinzugefügt wird.


Öffnen Sie «Apple Mail».


Klicken sie in Apple Mail auf «Mail», dann «Einstellungen» und anschliessend auf «Signaturen». Mittels Klick auf «+» kann nun eine Signatur erstellt werden.

Entfernen Sie anschliessend das Häkchen bei «Standartschrift für E-Mails verwenden».


Wenn Sie die Signatur erstellt haben, klicken Sie diese an und ziehen sie diese per «Drag & Drop» auf den E-Mail Account, bei dem Sie die Signatur nutzen möchten.


Wenn Sie nun eine neue E-Mail verfassen, können Sie unter „Signatur“ die entsprechende Signatur auswählen, welche dann der E-Mail hinzugefügt wird. 


Thank you for your message. I am currently out of the office until XX.XX.20XX.

Please contact deputy-name on +41 (0)61 207 XX XX (Firstname.Lastname@unibas.ch). I will get back to you upon my return.

Kind regards,

First- and Lastname| Function

University of Basel | Administration I Departemente

Street Nr. | Postbox XXX | XXXX Basel | Switzerland |

Phone : +41 61 207 XX XX | Mobil: +41 (0) XXXXXXX

Mail: Firstname.Lastname@unibas.ch | https://www.unibas.ch

Ist die Dauer der Abwesenheit noch unbestimmt (beispielsweise im Krankheitsfall) gilt es die folgende Standardmeldung sowohl für interne Kontakte als auch Kontakte von ausserhalb zu hinterlegen.

Thank you for your message. I am currently out of the office.

Please contact deputy-name on +41 (0)61 207 XX XX (Firstname.Lastname@unibas.ch). I will get back to you upon my return.

Kind regards,

First- and Lastname | FunctionUniversity of Basel | Administration I Departemente

Street Nr. | Postbox XXX | XXXX Basel | Switzerland |

Phone : +41 61 207 XX XX | Mobil: +41 (0) XXXXXXX

Mail: Firstname.Lastname@unibas.ch | https://www.unibas.ch

Verlässt ein Mitarbeitender die Universität Basel ist eine automatische Abwesenheitsmeldung auf unbestimmte Zeit einzurichten, die aufzeigt, dass diese Mail nochmals an eine Stellvertretung zu versenden ist. Der genaue Wortlaut ist wie folgt zu hinterlegen:

Thank you for your message. I have left the University of Basel and your e-mail will not be forwarded automatically.

Please contact deputy-name on +41 (0)61 207 XX XX (Firstname.Lastname@unibas.ch).

Kind regards,

First- and Lastname

Öffnen Sie Microsoft Outlook.


its

Klicken Sie auf «Datei».


Automatische Antworten

Klicken Sie anschliessend auf «Automatische Antworten».


Automatische Antwort unbestimmt

Wenn das Ende Ihrer Abwesenheit nicht bestimmt werden kann verwenden Sie keinen Zeitraum.


Automatische Antwort bestimmt

Wenn das Ende Ihrer Abwesenheit bekannt ist, wählen Sie den passenden Zeitraum.


Automatische Antwort Text

Geben Sie Ihren Abwesenheitstext gemäss den Vorgaben der jeweiligen Geschäftsführung ein.

Geben Sie den selben Text ebenso im Tab "Ausserhalb meiner Organisation" ein damit die Abwesenheitsnotiz ebenso an Absender ausserhalb der Universität benachrichtigt werden.


Öffnen Sie «Outlook Webmail» mit dieser URL: https://mail.unibas.ch.


Outlook Webmail

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse und Passwort an.


Owa Settings

Klicken Sie auf das Zanhradsymbol oben rechts und wählen Sie "Automatic replies".


OWA Automatische Antworten unbestimmt

Wenn das Ende Ihrer Abwesenheit nicht bestimmt werden kann verwenden Sie keinen Zeitraum.


OWA Automatische Antworten bestimmt

Wenn das Ende Ihrer Abwesenheit bekannt ist, wählen Sie den passenden Zeitraum.


OWA Automatische Antwort Text

Geben Sie Ihren Abwesenheitstext gemäss den Vorgaben der jeweiligen Geschäftsführung ein.

Geben Sie den selben Text ebenso im Tab "Ausserhalb meiner Organisation" ein damit die Abwesenheitsnotiz ebenso an Absender ausserhalb der Universität benachrichtigt werden.

Die Mitarbeitenden der Verwaltungsdirektion sind angehalten geschäftsrelevante Termine aktuell in ihren persönlichen Outlookkalender der Universität einzutragen und Abwesenheiten mittels der vorgegebenen Markierungen offen darzulegen, indem diese für alle Mitarbeitenden ohne eine Terminbezeichnung anzuzeigen sind. Hierzu kann der Termin über die Menüauswahl, neuen Termin erstellen, eingegeben werden. Per Klick mit der rechten Maustaste kann der Termin kategorisiert werden. Private Termine können hierbei zur Einsicht über die rechte Maustaste – privater Termin- gesperrt werden. Durch die Verschlüsselung ist das Lesen des Termins nicht möglich.

Abwesenheiten können auf die gleiche Weise auch für längere Zeiträume hinterlegt werden, hierzu wird in der Termineingabe eine ganztägige Abwesenheit ausgewählt und anschliessend in der Menüleiste das Merkmals «Anzeigen als» auf abwesend eingestellt. Dann wird dies für den gesamten Zeitraum in den Kalender übernommen.

Dies ist notwendig, damit die ressortübergreifende Terminkoordination effizient und einfach erfolgen kann. Die Mitarbeitenden der Verwaltungsdirektion erstellen bei Terminabsprachen aktiv Outlookeinladungen als besonderes Serviceangebot, da diese automatisch in den Kalender der Terminteilnehmer übernommen werden.

Des Weiteren ist der Stellvertretung eine Berechtigung zur Termineintragung in den Kalender zu erteilen. Dies kann über Datei – Kontoeinstellungen- Zugriffsrechte für Stellvertreter eingerichtet werden.

Voraussetzung

stammdaten

a) Sie besitzen das E-Mail-Programm Microsoft Outlook 2016.

b) Sie kennen die Nutzungsbedingungen der Universität Basel.


Eigenen Kalender freigeben

Kalender 1

Öffnen Sie das E-Mail-Programm «Outlook». Wählen Sie am unteren Bildschirmrand die Registerkarte «Kalender» aus.


ITS

Klicken Sie auf «Kalender freigeben» am oberen Bildschirmrand.


Kalender 3

Daraufhin öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster, in welchem der Kalender als Anhang erscheint. Im «Adressatenfeld» [1] können Sie die Personen eintragen, welchen Sie Ihren persönlichen Kalender freigeben möchten. Unter «Details» [2] können Sie auswählen, wie viele Details der Kalendereinträge für die anderen Personen sichtbar sein sollen.


Voraussetzung

stammdaten

a) Sie besitzen das E-Mail-Programm Microsoft Outlook 2016.

b) Sie kennen die Nutzungsbedingungen der Universität Basel. 


Stellvertretung freigeben

Stellvertretung 1
Stellvertretung 2

Öffnen Sie das E-Mail-Programm «Outlook». Klicken Sie in der linken Ecke oben auf den Reiter «Datei» [1] und anschliessend auf «Informationen» [2] → «Kontoeinstellungen» [3] → «Zugriffsrechte für Stellvertretung» [4]. 


Stellvertretung 3

Klicken Sie anschliessend auf «Hinzufügen…». Sollten Sie die Stellvertretung eines Tages widerrufen wollen, so wählen Sie im gleichen Fenster den betreffenden Benutzer und anschliessend «Entfernen» aus.


Stellvertretung 4

Anschliessend öffnet sich das Adressbuch. Hier können Sie die gewünschte(n) Person(en) hinzufügen, indem Sie diese im Suchfeld (1) suchen und anschliessend auf «Hinzufügen» (2) klicken.


Stellvertretung 5

Im darauffolgenden Fenster können Sie bestimmen, wie umfassend die Rechte der als Stellvertretung hinzugefügten Personen sind. Sie können zwischen Prüfer, Autor und Bearbeiter auswählen. Bestätigen Sie dies in dem Sie in beiden Fenstern auf «OK» klicken.


Stellvertretung 7

Als nächstes müssen Sie nun noch die Ordner Ihres Posters für die Stellvertretung sichtbar machen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte «Start» und wählen Sie anschliessend Ihr Postfach aus, das sich in der linken Spalte befindet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die oberste Ebene Ihres Postfachs [1] und anschliessend auf «Ordnerberechtigungen» [2].


Stellvertretung 8

Sollte die betreffende Person noch nicht vorhanden sein, können Sie diese mittels «Hinzufügen» [1] einfügen. Anschliessend müssen Sie die Stellvertretung auswählen [2] und bei «Ordner sichtbar» [3] ein Häkchen setzen.


Voraussetzung

Stammdaten

a) Sie besitzen das E-Mail-Programm Microsoft Outlook 2016.

b) Sie kennen die Nutzungsbedingungen der Universität Basel.


Stellvertretung einrichten

Stellvertretung 1
Stellvertretung 2

Öffnen Sie das E-Mail-Programm «Outlook». Klicken Sie zuoberst auf den Reiter «Datei» [1] und anschliessend auf «Informationen» [2] → «Kontoeinstellungen» [3] → «Kontoeinstellungen» [4]. 


Stellvertretung 3

Klicken Sie doppelt auf Ihr Exchange-Konto.

 


ITS

Anschliessend wählen Sie «Weitere Einstellungen…» aus.


Stellvertretung 5

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte «Erweitert» [1]. Mittels «Hinzufügen» [2] öffnet sich anschliessend das Fenster «Postfach hinzufügen». Dort müssen Sie den Benutzernamen des zu Vertretenden einfügen (diesen können Sie im Adressbuch finden). Bestätigen Sie dies in allen Fenstern mit «OK».


Das neue Postfach wird nun in der linken Spalte unter Ihrem eigenen angezeigt.


Achtung: Sollte das Postfach leer sein, haben Sie vermutlich noch keine Rechte auf diesem Postfach erhalten.


Die Verwaltungsdirektion garantiert Ihren Kunden eine Reaktion auf Mails an Werktagen innerhalb von 48 Stunden, sofern die angefragte Person anwesend ist. Kann die Anfrage innerhalb dieses Zeitraumes nicht vollumfänglich geklärt werden, ist der Kunde in einer kurzen Rückmeldung über den aktuellen Stand der Abklärung zu informieren.

Weiterleitungsketten der Mails sind hierbei zu vermeiden. Es gilt zuerst intern den korrekten Ansprechpartner zu ermitteln und ggf. mit Ihm die Lösung vorab zu besprechen, bevor Sie den Kunden über das Resultat informieren oder an die zuständige Stelle verweisen.

Die telefonische Erreichbarkeit ist während der Kernarbeitszeiten zu gewährleisten.Die Anrufannahme von externen Anrufen erfolgt mit der Nennung «Universität Basel, dem Ressort und dem Namen», damit der Anrufende eine exakte Zuordnung zum Gesprächspartner erhält. Intern genügt die Meldung mit dem Ressort und der Namensnennung.

Während Abwesenheiten vom Arbeitsplatz ist das Telefon von Vorgesetzten generell auf die Stellvertretung oder das Sekretariat umzuleiten. Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung können das Telefon entweder auf eine Stellvertretung umleiten oder eine Bandansage erstellen, die wie folgt lautet:

Universität Basel, Ressort XXXX, Vor- und Zuname.Ich bin momentan nicht an meinem Arbeitsplatz. Gerne können Sie sich in dringenden Fällen an meine Stellvertretung XXXX unter der Rufnummer +41 (0)61 207 XX XX wenden, oder Sie hinterlassen mir eine Mail an Vorname.Nachname@unibas.ch, dann werde ich mich nach meiner Rückkehr gerne bei Ihnen melden.Vielen Dank und freundliche Grüsse.

Bei kurzzeitigen Abwesenheiten ist es ausreichend, wenn bei Rückkehr die unbeantworteten Anrufe zurückgerufen werden. Arbeitet der Mitarbeitende zeitweise an einem anderen Ort, ist die Erreichbarkeit über die Webapp «Cisco Jabber» oder über eine Rufumleitung auf das private Telefon einzurichten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Verbindung mit der Voicemail herzustellen:

1.      Drücken der Voicemail Schnellwahltaste auf dem VoIP Telefon. 

2.      Drücken des Buttons «Voicemail anrufen» im Voicemail Tab von Cisco Jabber.

3.      Auf die Nummer 79999 (intern), respektive +41612079999 (extern) anrufen.

 

Es folgt eine Pin Abfrage. Abhängig davon, ob bereits eine Verbindung auf die Voicemail hergestellt wurde, ändert sich das Vorgehen leicht.


Neue Voicemail

1.      Geben Sie die Standard Pin (25845639) ein und drücken Sie das Doppelkreuz.

2.      Sie werden nun über das Sprachmenü durch die erstmalige Einrichtung der Voicemail geführt. Dies beinhaltet das Konfigurieren Ihrer Voicemail Begrüssungsansage, das Setzen Ihrer persönlichen Pin sowie die Einstellung des Verzeichnisdienstes.

3.      Nach Abschluss sind Sie mit Ihrer Voicemail verbunden.

4.      Ab sofort können Sie sich durch Eingabe Ihrer persönlichen Voicemail Pin direkt mit der Voicemail verbinden.


Geben Sie ihre persönliche Voicemail Pin ein und drücken Sie das Doppelkreuz. Sie sind nun mit Ihrer Voicemail verbunden. Hinweis: wenn Sie Ihre Voicemail Pin zurücksetzen möchten, wenden Sie sich bitte an den ITS-ServiceDesk