Redesign UNIprint
Modernisierung der zentralen Druck-Umgebung für Mitarbeitende, Studierende und Privatnutzende an der Universitätsbibliothek.
Seit vielen Jahren wird das «Paperless Office» als ein Ziel einer modernen Arbeitsumgebung propagiert. «Paperless» bedeutet aber nicht nur, einfach weniger zu drucken, sondern auch, die Lehr- und Forschungsumgebung sowie die internen Geschäftsprozesse ohne Papier nutzen zu können. Die Universität Basel hat an viele Stellen ihre Prozesse hinsichtlich einem reduzierten Papierverbrauch bereits optimiert, dennoch besteht weiterhin die Notwendigkeit, am Arbeitsplatz und auch im Studium einen einfachen und schnellen Zugriff auf Drucker zu haben. Um so mehr, als dass Drucker heutzutage gleichgesetzt werden mit sogenannten Multifunktionsgeräten, welche auch eine einfache zu nutzende Möglichkeit darstellen, Dokumente zu Scannen und direkt in PDF-Dokumente mit Texterkennung umzuwandeln. Diese Funktion unterstützt dann auch die fortschreitende Digitalisierung von Prozessen.
Weitere Aspekte einer modernen Druck-Umgebung sind eine effiziente Bewirtschaftung der Geräte, hohe Flexibilität und nicht zuletzt auch Datenschutz- und Datensicherheit. Insbesondere die letzten zwei Aspekte sind von hoher Wichtigkeit, weswegen die IT-Services seit vielen Jahren das sogenannte «Follow-Me»-Printing im Einsatz haben. Diese ermöglicht es, Dokumente an aktuell über 100 Geräten im UNIprint-Verbund unter Nutzung einer persönlichen Karte auszudrucken. Dank dieser Funktion kann auch das Thema «Umweltschutz» adressiert werden, da unnötige bzw. nicht abgeholte Ausdrucke auf ein Minimum reduziert werden.
Mit der flächendeckenden Einführung der neuen UNIcard im Jahre 2019 an der Universität Basel konnte die Chance genutzt werden, ein seit vielen Jahren eingesetztes System zu modernisieren und der gesamten Nutzerschaft der Universität zur Verfügung zu stellen.
Die IT-Services bieten seit ca. 2006 den Dienst «UNIprint» an. Hierfür wurde eine Umgebung geschaffen, welche es Mitarbeitenden, Studierenden und privaten Nutzenden an der Universitätsbibliothek ermöglicht, an einer Vielzahl von Multifunktionsgeräten (kurz: Drucker) Dokumente zu drucken, zu kopieren und zu scannen.
In Ermangelung einer einheitlichen Karte für Mitarbeitende bzw. einer nutzbaren «Legi» für Studierende wurde eine dedizierte «UNIprint-Karte» ohne weitere Funktion eingesetzt. Es wurden sogenannte «Moneyloader» betrieben, an denen Bargeld auf die eigene «UNIprint-Karte» geladen werden konnte, oder die Karten wurden direkt einer internen Kostenstelle belastet. Der Betrieb der Moneyloader und der dedizierten UNIprint Karten erforderte ein aufwändiges und komplexes Abrechnungsystem.
In den über 13 Jahren Betrieb von UNIprint wurden ca. 40'000 UNIprint-Karten in Umlauf gebracht und jährlich mittlere 6-stellige Beträge umgesetzt. Dennoch wurde UNIprint innerhalb der Universität unterschiedlich bewertet und fand somit nicht den gewünschten flächendeckenden Einsatz. Eine Analyse im Jahr 2016 hat gesamthaft ca. 1000 netzwerkfähige Drucker innerhalb der Universität mit einem Druckvolumen von ca. 12.5 Millionen Seiten ergeben. Von diesen 1000 Geräten waren die damals ca. 70 UNIprint-Drucker für mehr als ein Fünftel (2.6 Mio. Ausdrucke) des Druckvolumens verantwortlich.
Im Jahr 2017 wurde durch die Verwaltungsdirektion die «UNIcard» angekündigt welche Anfang 2019 flächendeckend eingeführt wurde. Die neue «UNIcard» ermöglicht nebst der Funktion eines Ausweises auch die Möglichkeit einer Zahlfunktion oder als Zutrittskontrolle für Gebäude.
Um von den Vorteilen der UNIcard zu profitieren, wurde von der Verwaltungsdirektion das Projekt «Redesign UNIprint» in Auftrag gegeben.
Das Motto des im Sommer 2018 lancierten Projekts war: «Beibehalten, was gut ist und verbessern, was weniger gut ist»
In enger Zusammenarbeit mit den Lieferanten (Materialzentrale Basel-Stadt, Canon Schweiz) und den internen Partnern (insbesondere der Universitätsbibliothek und den IT Service Centern) wurde eine neue UNIprint-Umgebung entworfen.
Eine grosse Herausforderung für das Projekt war, dass es keine «schleichende» Einführung geben konnte, sondern das komplette System mit seinen damals ca. 70 UNIprint-Druckern auf einmal – als sogenannter «Big-Bang-Change» - umgestellt werden musste. Dementsprechend gut musste die Zusammenarbeit mit allen beteiligten Parteien funktionieren. In einer Pilotphase wurden die Drucker der IT-Services umgestellt um den Service zu testen und zu optimieren.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, einen möglichst automatischen Transfer von Kartenguthaben der alten UNIprint-Karte auf die neue UNIcard zu implementieren. Da die alte UNIprint-Karte unpersönlich war und nur wenige Nutzende ihre Email-Adresse hinterlegt hatten, konnten nur ein Bruchteil der vorhandenen Kartenguthaben automatisch transferiert werden. Für alle verbleibenden Karten wurden an drei Standorten sogenannte «Guthabentransfer-Stationen» eingerichtet, an denen man das Guthaben von der alten auf die neue UNIcard transferiert bekam.
Die neue UNIprint-Umgebung konnte am 09. Mai 2019 erfolgreich ausgerollt werden. Seitdem steigt die Anzahl der Drucker kontinuierlich auf mittlerweile über 120 Geräte (Stand Januar 2020) und es wurden mehrere Millionen Seiten gedruckt, kopiert und gescannt.
Am Projekt «Redesign UNIprint» hat sich ein weiteres Mal gezeigt, dass bei vermeintlichen «Technik-Projekten» der grösste Aufwand nicht im Entwurf und Aufbau der Infrastruktur steckt, sondern im sogenannten «Stakeholdermanagement», also dem Arbeiten mit allen Beteiligten und Betroffenen. Weiterhin waren die Anpassung und Modernisierung von bestehenden Prozessen und Abläufen im Vorder- und Hintergrund eine intensive Arbeit und ein sehr grosser Teil der Projektaufwände.
Nach mittlerweile 8 Monaten Betrieb kann das neue UNIprint guten Gewissens als Erfolg gewertet werden, da die angestrebten Ziele erreicht wurden, das neue UNIprint intensiv genutzt wird und der Druckerpark stetig ausgebaut wird.
Wir bedanken uns bei allen Projektbeteiligten innerhalb und ausserhalb der Universität Basel für die gute Zusammenarbeit.